Dane producenta (GPSR) przy tysiącach produktów. Jak je poukładać między ERP, sklepem i Allegro
Od 13 grudnia 2024 r. każda oferta produktu konsumenckiego w sklepie internetowym musi zawierać dane producenta (nazwę, adres pocztowy i elektroniczny), dane osoby odpowiedzialnej w UE, jeśli producent jest spoza Unii, identyfikację produktu ze zdjęciem oraz ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie po polsku. Przy tysiącach produktów nie utrzymasz tego ręcznie. Te dane trzeba potraktować jak ceny i stany: jedno źródło w ERP lub PIM, automatyczny import do sklepu i te same pola w feedach na marketplace’y.
Co musi pokazać oferta
GPSR to unijne rozporządzenie 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów, stosowane bezpośrednio od 13 grudnia 2024 r. Artykuł 19 określa, co pokazuje oferta w sprzedaży na odległość. UOKiK w pytaniach i odpowiedziach wymienia cztery grupy informacji:
| Informacja w ofercie | Co konkretnie | Typowe źródło danych |
|---|---|---|
| Producent | Nazwa lub znak towarowy, adres pocztowy i elektroniczny | Kartoteka dostawcy w ERP, dane z hurtowni |
| Osoba odpowiedzialna w UE | Nazwa, adres pocztowy i elektroniczny, gdy producent jest spoza Unii | Importer lub przedstawiciel producenta |
| Identyfikacja produktu | Zdjęcie, rodzaj produktu, model, typ, seria | PIM, katalog producenta, kody EAN |
| Bezpieczeństwo | Ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie po polsku | Instrukcje, etykiety, karty od producenta |
Adres elektroniczny to według UOKiK e-mail albo inny kanał, np. formularz, jeśli pozwala na rzeczywisty kontakt. Sama nazwa firmy nie wystarczy. Od 3 stycznia 2026 r. obowiązuje ustawa o nadzorze nad ogólnym bezpieczeństwem produktów z karami do 1 mln zł i kontrolami zdalnymi, także przez zakup kontrolny. To, które obowiązki dotyczą Twojej firmy jako producenta, importera czy dystrybutora, warto potwierdzić z prawnikiem.
Dlaczego to problem z danymi, a nie z treścią
Przy 50 produktach wystarczy dopisać kilka zdań do opisu. Przy 5000 produktach od 200 producentów ręczne uzupełnianie kończy się tym, że ten sam producent występuje pod pięcioma nazwami i z trzema adresami, dane są wklejone w opis jako tekst, którego nie da się wysłać do feedu ani sprawdzić pod kątem braków, zmiana adresu producenta oznacza edycję setek produktów, a nowe produkty z hurtowni trafiają do sklepu bez danych, bo import o nich „nie wie”. Producent musi być osobnym rekordem z adresem i e-mailem, do którego produkty się odwołują. Zmieniasz go w jednym miejscu, a zmiana trafia wszędzie.
Przepływ danych krok po kroku
1. Ustal źródło prawdy
Dane producentów i osób odpowiedzialnych najlepiej pasują do kartoteki dostawców w ERP, ostrzeżenia i zdjęcia do PIM. Każde pole ma mieć jedno źródło i jednego właściciela po stronie firmy.
2. Zbuduj słownik producentów
Wypisz producentów z katalogu i ujednolić nazwy. Każdy dostaje jeden rekord: nazwa, adres pocztowy, adres elektroniczny, kraj i w razie potrzeby osoba odpowiedzialna w UE. Uwaga na markę: od wersji 9.6 WooCommerce obsługuje marki w rdzeniu, ale marka to nie zawsze producent. Pod jedną marką sprzedają różne firmy, a za produkt z Azji odpowiada importer.
3. Rozszerz model produktu w sklepie
W WooCommerce producent to najlepiej osobna taksonomia albo typ treści z polami adresowymi, a przy produkcie tylko powiązanie. Ostrzeżenia to pole przy produkcie albo przy grupie (ta sama instrukcja dla całej serii), plus pliki do pobrania. Przy wariantach sprawdź, czy dane się nie różnią, np. gdy modele pochodzą z różnych fabryk.
4. Podłącz import i blokadę publikacji
Import z hurtowni lub ERP musi przenosić także pola GPSR i nie może nadpisywać ręcznie uzupełnionych pól pustymi wartościami. Dobrym zabezpieczeniem jest publikacja przez szkice. W sklepie K3 Design katalog około 1300 produktów aktualizuje się automatycznie z danych hurtowni, a nowe produkty trafiają do sklepu jako szkice. Ten sam mechanizm może zatrzymać produkt bez danych producenta, dopóki ktoś ich nie uzupełni.
5. Pokaż dane w karcie produktu
W stałym miejscu, np. w zakładce „Bezpieczeństwo produktu”, czytelnie i bez logowania. Ostrzeżenia po polsku w treści strony, a PDF z instrukcją jako uzupełnienie.
6. Wyślij te same dane do feedów
Allegro ma w API osobne zasoby dla producentów (responsible producers), osób odpowiedzialnych i informacji o bezpieczeństwie. Od 12 sierpnia 2025 r. flaga „produkt wprowadzony przed GPSR” dotyczy tylko produktów używanych i odnowionych. Integracja powinna mapować te pola z tego samego źródła co karta w sklepie.
7. Raport braków co tydzień
Produkty bez producenta, producenci bez adresu lub e-maila, produkty spoza UE bez osoby odpowiedzialnej, kategorie wymagające ostrzeżeń bez ostrzeżeń. Katalog stale się zmienia, więc raport przegląda się co tydzień, a nie raz przy wdrożeniu.
Najczęstsze błędy
- Marka wpisana jako producent, bez adresu i e-maila.
- Dane producenta w opisie jako tekst, niewidoczne dla feedów i raportów.
- Producent spoza UE bez osoby odpowiedzialnej.
- Ostrzeżenia tylko po angielsku albo tylko w PDF-ie.
- Inne dane w sklepie, inne na Allegro, bo każdy kanał uzupełniano osobno.
Produkty wprowadzone do obrotu przed 13 grudnia 2024 r. mogą według UOKiK być sprzedawane do wyczerpania zapasów, jeśli spełniają dotychczasowe wymagania. Marketplace’y podchodzą do tego jednak coraz ostrzej. Najwięcej czasu zajmuje zwykle słownik producentów, bo wymaga pracy działu zakupów i kontaktu z dostawcami. Programistycznie reszta to kilka pól, mapowanie i reguły importu.
Uporządkowane dane produktowe to także fundament pod sprzedaż przez asystentów AI, o czym piszemy we wpisie czy agent AI zrozumie Twój sklep. Jeśli chcesz zacząć od raportu braków w swoim katalogu, napisz, ile masz produktów, skąd pochodzą dane i gdzie sprzedajesz.
